Privatlivspolitik

Ikrafttrædelsesdato: 15. januar 2026

Hos Valai Systems tager vi beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt.

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer og beskytter dine oplysninger, når du besøger vores hjemmeside https://valai.systems eller anvender vores tjenester.

Politikken er udarbejdet i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder GDPR og Databeskyttelsesloven.

1. Oplysninger vi indsamler

Personoplysninger, du selv giver

Dette kan omfatte:

- Navn

- E-mailadresse

- Telefonnummer

- Oplysninger, du indsender via formularer, SMS, chat eller i forbindelse med vores AI-baserede tjenester (fx kundereaktivering, påmindelser, booking, kvalificering eller dokumentindsamling)

Tekniske og automatiske data (brugsdata)

Når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi automatisk:

- IP-adresse

- Browsertype

- Operativsystem

- Besøgte sider

- Tidsstempler og interaktionsdata

Cookies og tracking-teknologier

Vi anvender cookies for at:

- forbedre brugeroplevelsen

- analysere trafik

- huske præferencer

Du kan til enhver tid administrere eller blokere cookies via din browser eller vores cookie-indstillinger.

2. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

- Levering, drift og forbedring af vores tjenester

- Håndtering af henvendelser, kundeservice og support

- Automatiseret kommunikation (fx påmindelser, beskeder og kampagner)

- Booking, opfølgning og dokumenthåndtering

- Drift af integrationer og systemfunktioner

- Sikkerhed, forebyggelse af misbrug og fejlfinding

Oplysninger indtastet i chat- og beskedsystemer behandles udelukkende med henblik på at besvare henvendelsen og levere den ønskede service.

Vi behandler kun personoplysninger, der er nødvendige for de angivne formål (dataminimering).

3. Roller og ansvar (meget vigtigt)

Når Valai Systems leverer automatiserede kommunikations-, AI- og integrationsløsninger på vegne af erhvervskunder, fungerer Valai Systems som databehandler, mens den pågældende kunde er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles.

I disse tilfælde sker behandlingen udelukkende efter kundens dokumenterede instruks og i henhold til indgået databehandleraftale.

Når du selv kontakter Valai Systems direkte (fx via vores hjemmeside), er Valai Systems dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

4. Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt og lovligt.

Databehandlere

Vi anvender betroede tredjepartsleverandører, herunder:

- CRM-system: GoHighLevel

- E-mail- og SMS-udbydere: LeadConnector Email System og Twilio

- Analyse-, hosting- og sikkerhedstjenester

Vi anvender Google Analytics til analyse af trafik og brugsmønstre på hjemmesiden.
Google Analytics kan indebære overførsel af tekniske data til USA.

Overførsler sker på baggrund af EU’s Standard Contractual Clauses (SCC) samt supplerende sikkerhedsforanstaltninger.

Alle databehandlere er underlagt databehandleraftaler, der sikrer overholdelse af GDPR.

Myndighedskrav

Oplysninger kan videregives, hvis vi er retligt forpligtet hertil.

Virksomhedsoverdragelse

Ved fusion, salg eller omstrukturering kan personoplysninger overføres til nye ejere under samme databeskyttelseskrav.

5. Opbevaring af data

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for formålet eller krævet ved lov.

Kommunikations- og dialogdata opbevares typisk i op til 12–24 måneder, medmindre længere opbevaring er nødvendig af hensyn til:

- lovgivning

- dokumentation

- kundeaftaler

- sikkerhed

Når oplysninger ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres de på sikker vis.

6. Brug af AI og automatiserede systemer

Valai Systems anvender AI-baserede systemer til automatisering af kommunikation, kvalificering og opfølgning.

- Personoplysninger anvendes udelukkende til levering af den konkrete tjeneste

- Oplysninger bruges ikke til at træne, forbedre eller videreudvikle generelle AI-modeller

- AI-systemer træffer ikke afgørelser med retsvirkning uden menneskelig involvering

7. Internationale dataoverførsler

Vi anvender systemer, der kan behandle data uden for EU/EØS, primært GoHighLevel (USA).

For at sikre lovlige overførsler anvender vi:

- EU’s Standard Contractual Clauses (SCC)

- Transfer Impact Assessments (TIA)

- Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (fx kryptering og adgangskontrol)

Vi overfører kun de oplysninger, der er nødvendige for at levere vores tjenester.

8. Retsgrundlag for behandling

Behandling af personoplysninger sker på baggrund af:

- Samtykke

- Kontraktlig nødvendighed

- Legitim interesse (fx sikkerhed, systemdrift og forbedring)

- Retlig forpligtelse (fx bogførings- og dokumentationskrav)

9. Cookies og Do Not Track

Vores hjemmeside reagerer ikke på “Do Not Track”-signaler.

Du kan til enhver tid administrere cookies via din browser eller cookieindstillinger.

10. Links til tredjepartssider

Vores hjemmeside kan indeholde links til eksterne hjemmesider.

Vi er ikke ansvarlige for tredjepartens privatlivspraksis og anbefaler, at du gennemgår deres privatlivspolitik.

11. Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger mod:

- uautoriseret adgang

- tab

- ændringer

- misbrug

Ingen digitale systemer kan dog garanteres 100 % sikre.

12. Børn og unge

Vores tjenester er ikke rettet mod børn under 13 år (eller 16 år, hvor lokal lovgivning kræver dette).

Vi indsamler ikke bevidst oplysninger fra børn.

13. Fravalg og kommunikation

Du kan til enhver tid fravælge marketing:

- STOP: afmelder alle beskeder fra Valai Systems

- DELETE: afmelder den aktuelle kampagne, men ikke øvrige systembeskeder

Du vil ikke modtage yderligere marketing, medmindre du aktivt tilmelder dig igen.

14. Dine rettigheder efter GDPR

Du har ret til:

- indsigt

- berigtigelse

- sletning

- begrænsning af behandling

- dataportabilitet

- indsigelse

- at trække samtykke tilbage

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os.

Vi svarer typisk hurtigt og senest inden for 30 dage.

Hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende databeskyttelseslovgivning, har du ret til at indgive klage til Datatilsynet.

Du kan læse mere på: www.datatilsynet.dk

15. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne politik løbende.

Den nyeste version vil altid være tilgængelig på hjemmesiden med opdateret ikrafttrædelsesdato.

16. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandling af personoplysninger er:

Majbrit.Coach (Valai Systems)
CVR-nr.: DK 39366762
Kirkevej 12
6690 Gørding
Danmark

17. Kontaktoplysninger

E-mail: [email protected]

Mobil: +45 40 19 70 74